Wie Sie E-Mails richtig verwenden

Die E-Mail ist im Job Segen und Last zugleich: Mit ihr lassen sich schnell und oft unkompliziert Informationen austauschen. Diese Leichtigkeit führt aber auch zu einer inflationären Verwendung und zu einer E-Mail-Flut. Also sollte man sich genau überlegen, wann die Mail der geeignete Kommunikationsweg ist, welche Personen die Nachricht bekommen sollten – und natürlich, wie locker oder formell man formulieren sollte.

Die wichtigsten Regeln dafür haben Experten der Jobseite Careerbuilder/Jobs.de zusammengestellt:

Nicht immer ist die E-Mail der geeignete Kommunikationsweg. Für einfache Informationen und Anfragen sind kurze E-Mails bestens geeignet. Komplexe Sachverhalte, Diskussionen oder gar Auseinandersetzungen sollten trotz allen technischen Fortschritts persönlich oder am Telefon geklärt werden.

Bedenken Sie auch, dass E-Mails selten vertraulich sind. Sie werden gerne und schnell weitergeleitet und geraten so womöglich an die falsche Person.

Eine freundliche Anrede und Grußformel gehören zum guten Ton und sollten in keiner Mail fehlen – auch wenn die elektronische Post dazu verleitet, in Eile ein paar Wortfetzen zu versenden. Das „Sehr geehrte/r …“ ist im Geschäftsbereich auch per E-Mail noch immer die angebrachte Formulierung, vor allem wenn man mit dem Adressaten nicht bekannt ist. Kennen Sie den Empfänger, können Sie ihn oder sie auch mit einem persönlichen „Hallo Herr …“ oder „Hallo Frau …“ anreden. Statt des üblichen „Mit freundlichen Grüßen“ vermitteln Sie auch mit besten, herzlichen, schönen oder vielen Grüßen Ihre Wertschätzung.

Gerade im geschäftlichen Bereich ist es wichtig, eine knappe und eindeutige Formulierung für das Betreff-Feld zu finden, die auf den Inhalt der Mail schließen lässt. Auch, weil es dies dem Empfänger erleichtert, eine einmal abgelegte Mail schnell wiederzufinden. Termine oder Fristen sollten dann im Betreff genannt werden, wenn die Dringlichkeit deutlich gemacht werden soll.

Eine vollständige Signatur ist Standard jeder geschäftlichen E-Mail. Dazu gehören Daten wie Firmenname, Adresse, Telefon- und Fax-Nummer. Sie erleichtert die Kontaktaufnahme zum Beispiel bei telefonischen Rückfragen oder die Überprüfung der rechtlichen Stellung des Absenders. Bei Kaufleuten im Sinne des Handelsgesetzbuches ist übrigens eine umfangreichere, gesetzlich vorgeschriebene Signatur Pflicht. Schriftgröße und -farbe müssen so gewählt sein, dass sie auf einem Ausdruck problemlos zu lesen sind. Die Signatur als Dateianhang mitzusenden, ist nicht ratsam, da dieser nicht unbedingt von jedem geöffnet werden kann.

Die cc-Funktion (cc für carbon copy) ist an und für sich sehr nützlich, darf aber nicht überstrapaziert werden. In Kopie mitlesen sollten nur die Kollegen, für die die Information der E-Mail relevant ist. Die Funktion bcc (blind carbon copy) benutzt man nur dann, wenn es darum geht, die Mail-Adressen der Empfänger nicht öffentlich zu machen, beispielsweise beim Versand eines Newsletters. Vermeiden Sie also die Funktion „Allen antworten“, wenn möglich. Zumindest sollten Sie vorher überdenken, ob beispielsweise Ihre Zusage zu einem Meeting, zu dem alle Mitarbeiter eingeladen wurden, auch bei allen im Posteingang erscheinen muss.

Es gibt sie mittlerweile in vielen Variationen: :-) :-( ;-) ;o) :D :-P oder :-))))) Sogenannte Emoticons können E-Mails auflockern, aber nur wenn Sie nicht inflationär verwendet werden. Sie sind aber nur dann angebracht, wenn Sie den Empfänger gut kennen. Generell gilt: Bei Freunden und Verwandten ja – im geschäftlichen Kontakt nein. Auch Abkürzungen wie fyi, btw, tbd und andere sind beliebter Bestandteil einer E-Mail. Beweisen Sie, dass Sie Ihrer Muttersprache mächtig sind und verwenden Sie die Wortruinen nur in Einzelfällen.

Gerade bei einer schnell getippten E-Mail achtet man selten auf Rechtschreibung und Grammatik. Aber eine E-Mail voller Fehler vermittelt weder Kompetenz noch Verlässlichkeit. Zumal die automatische Überprüfung auf Fehler auch im Outlook funktioniert. Lesen Sie jede E-Mail vor dem Abschicken noch einmal genau durch. Schreiben Sie weder alles in Groß- noch in Kleinbuchstaben. Mit Großbuchstaben brüllen Sie den Empfänger sinnbildlich an. Alles klein zu schreiben ist zwar bequem, dafür aber schlecht lesbar und vermittelt mangelnde Wertschätzung. Laut Duden ist „E-Mail“ übrigens die einzig richtige Schreibweise, auch wenn “Email” und “eMail” weit verbreitet sind.

Dateien aller Art lassen sich ohne großen Aufwand per E-Mail austauschen. Verschicken Sie jedoch keine zu großen Anhänge. Die Schmerzgrenze liegt bei ca. 3 MB. Wollen Sie größere Datenmengen versenden, warnen Sie den Empfänger besser vor beziehungsweise holen sich seine Erlaubnis ein. Denn bei manchem Empfänger-Konto ist der Speicherplatz so knapp kalkuliert, dass im schlimmsten Fall die E-Mail gar nicht ankommt. Achten Sie darauf, nur geeignete Dateiformate wie PDF und jpg oder zip-komprimierte Dateien zu verschicken.

Dieser Nachsatz steht meist nicht ohne Grund: Wer mit seinem mobilen Helferlein auf E-Mails antwortet, tut dies in extrem knappen Formulierungen und mit dem einen oder anderen Rechtschreibfehler. Denn in der Regel ist er oder sie gerade unterwegs und hat ohnehin gerade keine Zeit. Und zum anderen ist das Tippen eines längeren Textes auf einer winzigen Tastatur oder dem Touchscreen wenig komfortabel. Wichtige E-Mails sollten Sie daher wenn möglich von Ihrem Rechner oder Laptop beantworten.

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