Obwohl eine große Mehrheit an Unternehmen gerne auf Telefoninterviews im Auswahlprozess setzt, nehmen diese bei Bewerbern oft eine untergeordnete Rolle für den Bewerbungsprozess ein. Manch ein Kandidat zeigt sich überrascht, eine Einladung zum Telefoninterview zu bekommen. Andere Aspiranten um eine Stelle nehmen diese Form der Personalauswahl nicht ausreichend ernst – und sind dann ob der schnellen Absage enttäuscht. Damit Ihnen genau das nicht passiert, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, warum die Personaler zum Telefoninterview greifen und einige wichtige Regeln befolgen.
Die wichtigsten Tipps
Unterschätzen Sie nicht das Telefoninterview!
Sie warten auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch, und dann kommt – die Bitte um ein Telefoninterview. Wie Sie sich darauf vorbereiten sollten, erläutert Katharina Hain, Senior Department Manager Recruitment Management beim Personaldienstleister Hays, hier im Gastbeitrag für die Automobilwoche.
Intensive Vorbereitung lohnt sich auch fürs Telefoninterview: Wer das telefonische Vorstellungsgespräch auf die leichte Schulter nimmt, kann sich damit weitere Chancen verbauen. (Foto: iStock)
Telefoninterview als zeitsparender Einstieg
Oft herrscht der Irrglaube: "Ich werde nur zum Telefoninterview eingeladen, weil meine Bewerbung nicht überzeugt hat!" Wer so denkt, geht schon mit den falschen Voraussetzungen und einem oft unguten Gefühl in ein Gespräch. Das führt nicht selten zu einer angespannten Gesprächsatmosphäre und somit gegebenenfalls sogar zu einer Absage.
Es kann durchaus vorkommen, dass einige Unternehmensvertreter zum Hörer greifen, um eine eher durchschnittliche Performance in den Bewerbungsunterlagen zugunsten – oder zulasten? – des Bewerbers ausschlagen zu lassen. Eine Vielzahl der Unternehmen setzt Telefoninterviews allerdings ein, weil diese im Bewerbungsprozess auf beiden Seiten Zeit und im Falle des Unternehmens auch personelle Ressourcen sparen.
Fast zwei Drittel aller Bewerber wünschen sich eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch binnen zehn Tagen. Für viele Personaler ist das aufgrund der Masse an Bewerbungen reine Utopie. Daher gibt es eine personalisierte Vorstufe zum Face-to-Face-Interview. Im telefonischen Bewerbergespräch prüfen Personaler unter anderem:
– Ihre Eignung bezüglich der Muss-Kriterien für die Position,
– ob die Vorstellungen bezüglich der relevanten Rahmenbedingungen übereinstimmen und
– ob Sie die relevanten persönlichen und sozialen Kompetenzen für die Position mitbringen (kompetenzbasierte Beurteilung)
Einige Unternehmen rufen Sie dazu ohne vorherige Terminabsprache an. Fühlen Sie sich gut vorbereitet, können Sie das Gespräch gerne direkt führen. Achten Sie allerdings auf eine ruhige Umgebung. Sie können sich auch die Freiheit nehmen, das Gespräch auf einen anderen, geeigneteren Termin zu vertagen. Schlagen Sie dazu am besten gleich einen oder mehrere Termine oder Zeitfenster vor.
Wie läuft ein Telefoninterview ab?
Um sich gezielt vorbereiten zu können, ist es wichtig zu wissen, wie ein Telefoninterview in der Regel abläuft. Den Personalern fehlt beim telefonischen Bewerbungsgespräch zwar die visuelle Komponente, dennoch werden zumeist ähnliche Fragen gestellt, wie sie auch beim Jobinterview vorherrschen.
Meist werden Sie zunächst darum gebeten, sich vorzustellen und durch Ihren Lebenslauf zu führen. Besonders Stationen, bei denen der Personaler Fragen haben könnte – wie beispielsweise unerklärte Lücken oder unkonventionelle Stellenwechsel –, stehen im Vordergrund.
Um Ihre Eignung für die Stelle zu überprüfen, werden Sie oft nach Ihren Vorstellungen zur Position gefragt und welche Erfahrungen Sie mitbringen. Hier geht es darum, herauszufinden, ob Sie den gesuchten Anforderungen auch gerecht werden.
Unternehmensvertreter prüfen im ersten Schritt gerne – wenn auch nur kurz – Ihre persönlichen und sozialen Kompetenzen. Passen Sie zum Unternehmen? Eignen Sie sich für die Aufgaben im zukünftigen Team? Dies erfolgt meist kompetenzbasiert und dient einer ersten Einordnung. Außerdem steht Ihre Motivation, warum Sie sich auf diese Position beziehungsweise in diesem Unternehmen beworben haben, im Fokus.
Schlussendlich erfolgt noch ein kurzer Abgleich zu den Rahmenbedingungen. Passen Ihr mögliches Startdatum, Ihre Gehaltsvorstellungen oder auch Ihre Umzugs- oder Reisebereitschaft im Großen und Ganzen zu den vorherrschenden Gegebenheiten?
Wie bereiten Sie sich auf ein Telefoninterview vor?
Eine gezielte Vorbereitung erfolgt bei einem Telefoninterview ähnlich wie bei einem persönlichen Bewerbungsgespräch:
– Üben Sie auch für ein Telefoninterview, wie Sie zielgerichtet und effizient durch Ihren Lebenslauf führen.
– Lesen Sie sich die Stellenausschreibung noch einmal gut durch und markieren Sie sich Kompetenzen, die Sie mitbringen.
– Überlegen Sie sich Beispiele aus Ihrem bisherigen beruflichen oder privaten Umfeld zu geforderten persönlichen und sozialen Kompetenzen, sodass Sie kompetenzbasierte Interviewfragen meistern.
– Informieren Sie sich eingehend über Ihren Arbeitgeber – nicht nur auf dessen Website, sondern auch über die (Online-)Presse, die sozialen Medien oder Bewertungsportale
– Bereiten Sie sich auf Standardfragen und mögliche Fangfragen vor und überlegen Sie sich, wie Sie etwaige Lücken im Lebenslauf erklären
– Machen Sie sich Gedanken über die Rahmenbedingungen. Wann können Sie zur Verfügung stehen? Sind gegebenenfalls Auflösungsverträge möglich? Wie gestalten sich Ihre Gehaltsvorstellungen?
– Welche Fragen haben Sie an das Unternehmen? Im Telefoninterview haben Sie die Chance, wichtige Informationen für ein etwaiges Vorstellungsgespräch zu erfahren.
Wie bereits erwähnt empfehle ich Ihnen, ein telefonisches Jobinterview genauso ernst zu nehmen wie ein persönliches Vorstellungsgespräch. Ihre Vorbereitung sollte daher ebenso gründlich erfolgen.
Erkenntnisse aus dem Telefoninterview können Sie dann in die Vorbereitung auf Ihr Bewerbergespräch einbauen, um am Ende ein rundes Bild von der Position und dem Unternehmen zu bekommen. Und um umgekehrt natürlich das bestmögliche Bild von Ihnen im Vorstellungsgespräch abgeben zu können.
So verschaffen Sie sich einen Vorteil:
– Eine umfassende Vorbereitung lässt Sie sicher und kompetent wirken.
– Melden Sie sich während Ihrer Bewerbungsphase bei jeder unbekannten Nummer formell am Telefon, da spontane Telefoninterviews durchaus von Unternehmen eingesetzt werden können.
– Suchen Sie sich eine ruhige Gesprächsumgebung für Ihr Telefoninterview und räumen Sie sich genügend Zeit ein.
– Legen Sie sich Ihre Unterlagen, die Stellenausschreibungen und Ihre Notizen zurecht, um auch auf unerwartete Fragen gezielt antworten zu können.
– Bestenfalls sitzen Sie während des Telefonats und schauen in einen Spiegel, wahlweise auch auf das Bild Ihres Gesprächspartners, das Sie auf XING oder LinkedIn aufrufen. Auf diese Weise sind Sie fokussierter und wirken am anderen Ende der Leitung präsenter.
– Lächeln Sie Ihren fiktiven Gesprächspartner an. Dadurch wirkt Ihre Stimme und somit auch Sie natürlicher und authentisch.
Was Sie besser unterlassen sollten:
– Sich zu informell am Telefon zu melden, weil Sie gerade auch auf einen Rückruf aus Ihrem Freundeskreis warten. Eine fehlende Mailboxansage Ihrerseits kann den Personaler ebenfalls dazu bringen, vielleicht zunächst jemand anderen anzurufen.
– Unvorbereitet ein spontanes Telefoninterview zu führen, nur weil Sie denken, dass Geschwindigkeit und Spontanität Sie im Bewerbungsprozess weiter nach vorne bringen.
– Vom Mobiltelefon aus mit schlechter Verbindung zu telefonieren, denn wichtige Nachrichten oder Satzenden können verloren gehen.
– Zu schnelles oder lautes Sprechen, wilde Gesten oder Mimik, denn auch ohne Videokamera nimmt Ihr Gesprächspartner dies wahr.
– Ihrem Gesprächspartner ins Wort fallen, weil Sie denken, die Verbindung sei schlecht. Akzeptieren Sie natürliche Sprechpausen.
Grundsätzlich gilt beim Telefoninterview ebenso wie bei allen anderen Schritten im Bewerbungsprozess: Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete! Nehmen Sie sich genügend Zeit dafür und gehen Sie strukturiert vor.
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