Überleben im Stress: Vermeiden Sie Multitasking!

65 Prozent der Arbeitnehmer gaben bei einer Studie des Bundesarbeitsministeriums an, dass die Digitalisierung im Arbeitsalltag dazu geführt hat, dass immer mehr Aufgaben gleichzeitig zu erledigen sind, berichten Experten des Projekts Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt (Psyga), das vom Dachverband der betrieblichen Krankenversicherungen (BKK) geleitet wird. Ist Multitasking also die Lösung? Immerhin sehen inzwischen 58 Prozent der Erwerbstätigen Multitasking als größten Stressauslöser an. Das ergab der Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, betonen Psyga-Experten. Auf dem zweiten Platz folgt starker Termin- und Leistungsdruck. Dass beide Faktoren zusammenhängen, also, dass Mitarbeitende auf starken Termin- und Leistungsdruck damit beginnen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, liege also nahe.

„Beim Multitasking wechseln wir zwischen verschiedenen Tätigkeiten. Dieser Wechsel kostet Zeit. Je komplexer die Anforderungen an eine Aufgabe sind, desto mehr Zeit brauchen wir, um uns wieder in die Tätigkeit einzudenken“, zitiert Psyga Renate Rau, die geschäftsführende Direktorin des Instituts für Psychologie der Martin-Luther Universität Halle – Wittenberg. „Wir verkürzen durch Multitasking unsere eigentliche Arbeitszeit“, betont Rau.

Die Tipps der Psyga-Experten für weniger Stress am Arbeitsplatz:

Anstatt mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten, können Sie priorisieren. Halten Sie dazu Rücksprache mit Kolleginnen oder Kollegen und Ihren Vorgesetzten, was zuerst erledigt werden muss – zum Beispiel, weil es mit einem Termin verbunden ist. So kommen Sie nicht in die Not, alles auf einmal erledigen zu müssen und sparen wertvolle Energie. Als Führungskraft können Sie Ihrem Team die Arbeitsorganisation erleichtern, indem Sie klar kommunizieren, wann eine Aufgabe erledigt werden muss und was zur Not weggelassen oder delegiert werden kann.

Ständig erreichbar und ansprechbar zu sein, kann im Arbeitsalltag dazu führen, dass wir kaum eine Aufgabe in Ruhe zu Ende bringen können. Dass wir während der Arbeit unterbrochen werden, lässt sich nicht vollkommen vermeiden. Sie können sich aber für Aufgaben, die Ihre volle Konzentration fordern, Zeit nehmen. Zum Beispiel, indem Sie ein „Bitte-nicht-Stören“-Schild an der Tür befestigen oder Ihr Telefon für diese Zeit an einen Ansprechpartner, der die Vertretung übernimmt, umleiten. Das ist selbstverständlich nicht in allen Jobs möglich. Mitarbeitende, die hier Spielraum haben, sollten ihn aber nutzen.

Aufgaben, die zusammengehören oder sich sehr ähnlich sind, können Sie am besten in einem „Abwasch“ erledigen. So können Sie zum Beispiel E-Mails sammeln und sie gebündelt beantworten. Dadurch müssen Sie sich nicht erneut in die Konversation reindenken. Wenn Sie E-Mails nur zu bestimmten Zeiten abrufen, bleiben Sie konzentrierter bei Ihrer aktuellen Tätigkeit. Falls Sie Führungsaufgaben übernehmen, können Sie auch hier eine Vorbildfunktion einnehmen: Zeigen Sie Ihrem Team, wie Sie Ihren Arbeitstag gestalten. So können sich die Beschäftigten an Ihnen orientieren und trauen sich eher, klare Prioritäten einzufordern und selbst zu setzen.

Timeboxing ist eine einfache, aber sehr effektive Methode der Zeiteinteilung, die eigentlich aus dem agilen Projektmanagement stammt. Der Grundgedanke: Sie erstellen festgelegte Zeitfenster, sogenannte time boxes, in denen Sie bestimmte Aufgaben am Stück erledigen. Bevor Sie also sofort Ihren Arbeitstag beginnen, sollten Sie am Morgen Zeitfenster für die anstehenden Aufgaben planen und können sich dann den Tag über an der geplanten Struktur orientieren. (gs)

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