So vermeiden Sie Ärger bei Auslandseinsätzen

Ein paar Stunden zum Kundentermin in Österreich oder eine Geschäftsreise nach Frankreich? Nicht ohne A1-Bescheinigung! Auch wer nur während einer Tagesreise in einem anderen EU-Mitgliedsstaat einer Beschäftigung nachgeht, muss diese Bescheinigung mit sich führen. Darauf weist der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) hin. Worum handelt es sich? Wenn ein Deutscher im europäischen Ausland arbeitet, unterliegt er theoretisch auch den Sozialversicherungsvorschriften dieses Landes – und müsste die lokalen Sozialversicherungsabgaben zahlen. Ein Deutscher, der in Deutschland sozialversichert ist und nur zu einer Dienstreise im Ausland unterwegs ist, müsste dann doppelt zahlen.

Um diese Doppelabgaben zu vermeiden, hat die EU schon vor Jahren die A1-Bescheinigung eingeführt, die bestätigt, dass man in der Heimat sozialversichert ist. „Dauert die Entsendung nicht länger als 24 Monate, dann bleibt der Mitarbeiter normalerweise in Deutschland sozialversicherungspflichtig. Damit er jedoch nicht gleichzeitig im jeweiligen Mitgliedsstaat sozialversicherungspflichtig ist, in den er entsandt ist, braucht der Unternehmer für sich oder seine Arbeitnehmer eine Entsendebescheinigung. Sie heißt A1-Bescheinigung“, erläutert Ecovis-Steuerberater Gunnar Sames in Freilassing. Soweit so gut. Die Crux ist aber: „Für jeden Auslandseinsatz muss sie der Unternehmer für seine Mitarbeiter oder für sich selbst erneut beantragen“, betont Sames – auch wenn man nur für wenige Stunden im Ausland ist.

Wer ohne dieses Papier im EU-Ausland erwischt wird, riskiert mindestens ,dass er seinen Auftrag nicht ausführen darf. Entweder aus Unwissen oder Bequemlichkeit handhaben zahlreiche Unternehmen diese Vorschrift aber sehr leger oder ignorieren sie, wie der VDR festgestellt hat. Steuerberater Sames betont: Die A1-Verpflichtung gelte „nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für den Chef oder die Chefin, die beruflich im Ausland unterwegs sind“.

Ab2019soll dasAntragsverfahrenzumindestkomplett elektronischstatt auf Papier erfolgen. Was sich ab 2019 ändert, erläutert Gunnar Sames: So können Unternehmen bereits seit Januar 2018 können Unternehmer die A1-Bescheinigungen elektronisch beantragen und seit Juli 2018 komme sie bereits elektronisch zurück. Ab Januar 2019 sei der Gesamtprozess nur noch elektronisch möglich. „Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmer ihre A1-Bescheinigungen über eine entsprechende Software odersv.net (dieInformationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung)beantragen. Dieser Prozess gilt auch für die Beantragung einer Ausnahmenvereinbarung“, so Sames. Für gewöhnlich stelle die Krankenkasse des Arbeitnehmers die Bescheinigung aus. In Einzelfällen sei die Deutsche Rentenversicherung oder die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zuständig.

Beantragt der Unternehmer eine Bescheinigung, dann bekommt er sofort eine Eingangsbestätigung. Beginnt die Entsendung, bevor die endgültige A1-Bescheinigung da ist, dann sollte der Arbeitnehmer immer eine Kopie der Bestätigung und des ausgefüllten Antrags bei sich tragen. Ist die A1-Bescheinigung bereits da, sollte er eine Kopie davon dabei haben. Kann er bei einer Kontrolle weder eine A1-Bescheinigung noch die Eingangsbestätigung vorweisen, drohen erhebliche Bußgelder. „Machen Sie sich eine Checkliste, welche Unterlagen Ihr Mitarbeiter für seinen Auslandseinsatz braucht, damit Sie hier kein Risiko eingehen“, rät Sames.

Wer das elektronische Antragsverfahren für die A1-Bescheinigung noch nicht nutzt, sollte sich beeilen. „Noch ist genügend Zeit, um das neue Verfahren zu testen“, sagt Ecovis-Steuerberater Sames, „bekanntlich wird es ja zum Jahresende hin immer ein wenig stressig.“

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