So leiten Sie erfolgreich Webkonferenzen

Webkonferenzen haben sich bereits in vielen Fällen als praktikable Alternative zu persönlichen Meetings etabliert – und das schon vor der Corona-Pandemie. Deshalb sollten Unternehmen diese digitale Form der Kommunikation sicher beherrschen. Hier gibt es Basisinfos sowie acht Tipps für erfolgreiche Online-Meetings.

– Audio- und Video-Übertragungen: Per Mikrofon und Kamera tauschen sich die Teilnehmer fast wie gewohnt aus. Sie hören und sehen einander - das erlaubt es, zumindest ansatzweise die Körpersprache der anderen zu erkennen und zu deuten.

– Datenaustausch: Über die digitalen Leitungen lassen sich Dokumente sowie andere Dateien problemlos untereinander hin- und herschieben sowie (simultan) bearbeiten.

– Screen-Sharing: Diese visuelle Möglichkeit erlaubt es den Teilnehmern, die Bildschirminhalte der anderen sehen zu können, etwa eine Präsentation oder eine andere Datei, an der das Gegenüber gerade arbeitet. Auch die Kontrolle über Maus und Tastatur ist übertragbar (Remote-Desktop).

– Whiteboard: Auf dieser virtuellen Tafel lassen sich gemeinsam Notizen und Zeichnungen für Entwürfe anfertigen und teilen.

– Parallele Chats: Während der laufenden Online-Konferenz können einzelne Teilnehmer sich über alternative Kanäle untereinander Textnachrichten schicken, ohne die große Runde zu stören.

Bringen Sie vor Beginn der Webkonferenz sämtliche Teilnehmer auf den aktuellen Stand. Am besten so früh, dass sich jeder auf das Meeting vorbereiten kann. Das lässt sich beispielsweise ganz praktisch mit einer E-Mail-Einladung machen. Fügen Sie ihr eine Agenda des E-Meetings hinzu und geben Sie eine Übersicht über den Ablaufplan sowie die Themen. Steht der Ablauf zum Zeitpunkt der Einladung noch nicht fest, dann versenden Sie etwa ein bis zwei Tage vor dem virtuellen Treffen gesondert eine entsprechende Mitteilung.

Schicken Sie auf jeden Fall erforderliche Links und Dateien mit. Ganz wichtig sind die Zugangsdaten. Ohne Code, Passwort beziehungsweise PIN können andere nicht an dem Treffen teilnehmen. Eine besondere Software ist für die Gäste der Runde in der Regel nicht notwendig. Die braucht meist nur der einladende Organisator.

Was möchten Sie mit der virtuellen Konferenz erreichen? Auch dies sollten Sie für sich im Vorfeld klären. Stellen Sie ergänzend zur Agenda eigene Notizen, Gedanken, Ziele und Fragen zusammen, die Sie während des Online-Meetings behandeln möchten.

Sämtliche Teilnehmer sollten sich auch technisch vorbereiten und prüfen, ob die Verbindung grundsätzlich funktioniert. Checken Sie also die Internetverbindung, das Endgerät sowie Mikrofon und Kamera. Achten Sie darauf, dass wichtige Sekundär-Software (E-Mail, Chat-Programm) für die parallele Kommunikation zum Konferenzbeginn gestartet ist.

Seien Sie pünktlich! Das gilt für alle Beteiligten, aber für den Moderator ganz besonders. Der schaltet sich am besten bereits einige Minuten vor dem Startschuss ein. Dann kann er die anderen Partner empfangen und begrüßen. Bei dieser Gelegenheit bittet er am besten darum, die Mikrofone so lange stummzuschalten, bis die jeweiligen Teilnehmer etwas sagen wollen. Ansonsten beeinträchtigen zu viele Nebengeräusche die Kommunikation.

Möchten Sie Grafiken, Tabellen oder ähnliche Daten präsentieren, teilen Sie diese mit den anderen Gästen oder erteilen Sie eine Bildschirmfreigabe (Screen-Sharing). Dann sieht sie jeder Teilnehmer am eigenen Monitor und kann so Ihren Ausführungen leichter folgen. Wichtig: Während Sie referieren, sollten Sie die (akustische) Benachrichtigungsfunktion gerade nicht benötigter Programme ausschalten. So stört kein Alarmton unbeabsichtigt Ihren Vortrag.

Ein Nachteil von Online-Konferenzen: Diskussionen lassen sich schwer kontrollieren und können chaotisch werden, wenn viele Teilnehmer gleichzeitig reden. Deshalb braucht es einen besonnenen, durchsetzungsfähigen Moderator. Er muss die gesamte Debatte dirigieren und ein Durcheinander verhindern. Er hat auch immer die Möglichkeit, alle Teilnehmer auf stumm zu schalten und so die Diskussion zu steuern. Plötzliche Gesprächspausen sollte er ebenfalls geschickt auffangen. Wichtig ist es deshalb, dass der Moderator jederzeit durch das Meeting führt und beispielsweise stille Phasen mit gezielten Fragen oder der Bitte um Wortmeldungen unterbricht.

Bei virtuellen Besprechungen teilt sich die Körpersprache nicht so deutlich mit. Deshalb gehen Nuancen in Ihrem Verhalten (Mimik, Gestik, Aussprache) schnell unter. Gleichen Sie das mit Ihrer Persönlichkeit aus. Das heißt: Verfolgen Sie das Geschehen aufmerksam und bringen Sie sich zu passender Gelegenheit ein. Spornen Sie andere mit positiver Ausstrahlung an und setzen Sie den Fokus immer wieder auf relevante Punkte der Tagesordnung. Muntern Sie die Beteiligten zur Kommunikation auf, indem Sie sie direkt ansprechen. Und nicht vergessen: Wählen Sie eine klare Sprache. So halten Sie die Konferenz am Laufen und kommen schneller auf den Punkt – und zu Ihren Zielen.

Ziehen Sie am Ende des Meetings ein Fazit und fassen Sie nach der Webkonferenz die wichtigsten Ergebnisse in einem Protokoll für sämtliche Teilnehmer zusammen. Kündigen Sie gegebenenfalls daraus resultierende Folgetermine an. Oder delegieren Sie diese Aufgaben. Für diejenigen Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, bietet es sich an, dass Sie eine Aufzeichnung des Gesprächs mitschicken.

Wichtig ist, dass jeder weiß, welche Ergebnisse in dem Online-Meeting beschlossen wurden und was das für den weiteren Projektverlauf heißt. Dann war es für alle eine erfolgreiche Webkonferenz.

Webkonferenzen bieten auch jenseits solcher Ausnahmesituationen wie der Corona-Pandemie viele Vorteile. Sie erlauben die flexible, weitgehend direkte und vielseitige Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern über große Entfernungen hinweg. Mit entsprechenden Apps können die Teilnehmer mobil mit Smartphone, Tablet oder Laptop vom Home-Office aus dabei sein.

Einmal eingerichtet, laufen Remote-Meetings schnell und mit wenigen Mausklicks ab – nicht nur über diverse Geräte, sondern auch über fast alle gängigen Betriebssysteme hinweg. Das macht digitale Meetings sehr effizient und kostensparend. So lassen sich auch Produktschulungen und -präsentationen sowie Web-Seminare veranstalten – ganz ohne teure Geschäftsreisen. Außerdem helfen sie dem Management, Mitarbeiter im Home-Office zu führen. (gs)

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