So klappt das mit der Urlaubsplanung

Es ist jedes Jahr das Gleiche. Die Kollegen reichen ihre Urlaubswünsche ein, und schnell ist klar: Es wird so nicht funktionieren. Wenn die Urlaubspläne miteinander kollidieren, können nicht alle Mitarbeiter an den gewünschten Tagen freinehmen. Ein Dauerthema sind auch die „Brückentage“, an denen gerne viele Mitarbeiter frei nehmen möchten, betonen Experten der Anwaltauskunft des Deutschen Anwaltvereins (DAV) und weisen auf wichtige Regeln hin.

Wer als Arbeitnehmer Urlaub nehmen will, muss dies beim Arbeitgeber beantragen. Dieser muss seinen Mitarbeitern in der Regel Urlaub zur gewünschten Zeit gewähren. Außer in zwei Fällen: „Urlaubswünsche kann der Arbeitgeber ablehnen, wenn betriebliche Gründe oder die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter dagegen stehen“, erklärt Rechtsanwältin Dr. Nathalie Oberthür vom Geschäftsführenden Ausschuss der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im DAV. Wenn die Wünsche der Kollegen miteinander kollidierten, müsse der Chef für eine gerechte Verteilung des Urlaubs sorgen.

In vielen Unternehmen haben Mütter und Väter in der Ferienzeit Vorrang, teilweise auch ältere Arbeitnehmer. Urlaubswünsche von Arbeitnehmern, die aus sozialen Gründen Vorrang verdienen, müssen vorrangig erfüllt werden. „Können Arbeitnehmer und Arbeitgeber gar keine Einigung erzielen, besteht die Möglichkeit, dass die Kollegen sich abwechseln“, schlägt die Rechtsanwältin aus Köln vor. Dann hat zum Beispiel Herr Müller in einem Jahr zwischen den Jahren frei, verzichtet deshalb aber zugunsten von Frau Schmidt auf Urlaub im August. Im nächsten Jahr ist es dann umgekehrt.

Der Arbeitgeber muss Urlaubswünsche des Arbeitnehmers laut Bundesurlaubsgesetz generell berücksichtigen. Er kann sie aber auch ablehnen, wenn wichtige betrieblich Gründe dagegen sprechen – zum Beispiel ein dringendes Großprojekt. Ein solcher Grund kann aber zum Beispiel auch darin liegen, dass bereits zu viele andere Kollegen im Urlaub sind.

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber am Anfang des Jahres die Möglichkeit, einen verbindlichen Betriebsurlaub für alle Mitarbeiter festzulegen – mindestens zwei Fünftel des Jahresurlaubs müssen laut Bundesarbeitsgericht dem einzelnen Mitarbeiter allerdings noch zur freien Verfügung bleiben. Der Arbeitnehmer darf auch nicht gezwungen werden, seinen Urlaub übermäßig zu zerstückeln. Mindestens zwölf zusammenhängende Urlaubstage muss der Chef gewähren, damit eine ausreichende Erholung sichergestellt ist.

Ist ein Urlaub erst einmal genehmigt, können Arbeitnehmer die freie Zeit übrigens unbesorgt genießen: Der Chef darf Mitarbeiter in der Regel nicht aus dem genehmigten Urlaub zurückrufen. Ausnahmefälle, in denen das doch zulässig ist, sehen Arbeitsrechtler nur wenige; beispielsweise wenn in einem kleinen Betrieb aufgrund der Kombination von Urlaubenden und gleichzeitig vielen Erkrankten der Fortbestand des Unternehmens gefährdet ist.

Kann man sich nicht genommenen Urlaub auch einfach auszahlen lassen? Nein, das ist nicht erlaubt. „Sinn und Zweck des Urlaubs ist, dass der Arbeitnehmer sich erholt und seine Arbeitskraft wiederherstellt“, sagt Rechtsanwalt Jakob T. Lange. Ein Auszahlen der nicht genommenen Urlaubstage würde diesem Zweck widersprechen. Ausnahme: „Wenn bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch Resturlaub besteht, muss dieser ausbezahlt werden“, so Lange. Diese Ansprüche können nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts auch noch nach Ende des Jahres geltend gemacht werden, in dem das Arbeitsverhältnis gekündigt wurde (AZ: 9 AZR 652/10).