So integrieren Sie die neuen Mitarbeiter ins Team

Das Onboarding im Homeoffice ist für alle eine neue Situation, mit der man sich vermutlich noch einige Zeit arrangieren muss. Acht Tipps, wie Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch in Zeiten von Social Distancing gut einarbeiten und Ihnen Sicherheit und Transparenz vermitteln können, haben die Experten des Personaldienstleisters Manpower zusammengestellt. Hier eine Zusammenfassung:

Persönliche Begrüßungsrunden oder sogar Begrüßungsveranstaltungen sind aktuell natürlich nicht möglich. Aber Sie als Führungskraft können einen Willkommenstag per Videokonferenz organisieren und dort den neuen Kolleginnen oder Kollegen Ihre Unternehmenskultur, Firmenleitsätze, Produktportfolio, aber auch ganz allgemeine Normen vorstellen. Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter können per Video ihre Abteilungen kurz präsentieren.

Je weniger persönlicher Kontakt zu neuen Kollegen möglich ist, umso wichtiger wird es, im ständigen Dialog zu bleiben. Stellen Sie den Neuen eine erfahrene Kollegin oder einen erfahrenen Kollegen als festen Ansprechpartner zur Seite. Ein täglicher Jour Fixe per Telefon oder Video ist hilfreich, damit jeden Tag die Möglichkeit besteht, Fragen zu stellen.

Beim virtuellen Onboarding sollten beide Seiten Transparenz und eine besonders offene und ehrliche Kommunikation pflegen. So werden Unklarheiten und Missverständnisse vermieden. Und das gegenseitige Vertrauen, das gerade in Ausnahmesituationen wie dem Corona-Lockdown wichtig ist, kann so wachsen. Ein regelmäßiger Austausch unterstützt den Onboardee dabei, sich zu Hause gut zu strukturieren und den Arbeitsalltag meistern zu können.

Gerade in der aktuellen Ausnahmesituation ist es wichtig, den neuen Beschäftigten Sicherheit zu vermitteln. Denn in der isolierten Homeoffice-Situation könnte der eine oder andere Angst bekommen, ob ihre Arbeitskraft überhaupt noch gebraucht wird, oder ob ihr neues Unternehmen so angeschlagen ist, dass sie deshalb vielleicht den Job verlieren. Das heißt, Sie als Führungskraft sollten stets ein offenes Ohr für den Onboardee haben, ihm bei Fragen und Ängsten zur Seite stehen – und vermitteln, dass Sie trotz aller widrigen Umstände die Kontrolle haben, kann neue Angestellte ungemein beruhigen.

Ohne die richtigen Werkzeuge ist der wechselseitige Austausch, durch den beide Seiten stets auf dem Laufenden sind, zum Scheitern verurteilt. Ein Laptop mit VPN-Zugang bildet die Basis. Dort sollten auch alle für den Beschäftigten relevanten Programme installiert sein. Dazu zählen in der Homeoffice-Situation auch Kommunikationstools wie Slack, Yammer oder Skype for Business und Organisationstools wie Trello, Doodle oder Asana, die eine klare Struktur und Übersicht über To-Dos sowie Abgearbeitetes liefern. Hinweise auf Tutorials oder ein bisschen Unterstützung per Telefon oder Videokonferenz helfen den Neuen dabei, schnell mit den Tools vertraut zu werden.

Der Onboardee muss beim Start viel Neues lernen. Um sich das nötige Know-how anzueignen und bestehendes Wissen zu vertiefen, sollten Sie auch E-Learning-Angebote anbieten und auf diese auch hinweisen. Das können auch externe Weiterbildungen in Form etwa von Web-Seminaren oder Whitepapers sein. Intern eignen sich ebenso ein Firmen-Wiki, Skripte oder auch Tutorials im Videoformat.

Feedbackgespräche sind jetzt besonders wichtig, damit für beide Seiten möglichst große Transparenz entsteht. Am besten per Videokonferenz, damit Sie sich gegenseitig sehen und auf die Mimik Ihres Gegenübers achten können. Wichtig: Feedbackgespräche sind keine Einbahnstraße – seien Sie offen für Kritik des Onboardees. Außerdem liefern Ihnen Onboardees häufig neue Sichtweisen und einen frischen Blick auf festgefahrene Strukturen.

Klare Regeln und Verbindlichkeit vermitteln dem Onboardee Halt und Sicherheit. Zum Beispiel sollten Sie festlegen, ob es zum Beispiel Kernzeiten zur Erreichbarkeit gibt oder wie man sich an- und abmelden soll. Bedenken Sie bei solchen Regeln aber, dass es durch die Coronakrise zu Härtefällen kommt, beispielsweise bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die jetzt kleine Kinder zu Hause betreuen müssen. (gs)

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