So geht es schneller und transparenter

„Wir haben den gesamten Bewerbungsprozess digitalisiert von der Stellenausschreibung bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages“, erzählt Cornelia Nix. Die Personalleiterin findet, dass die Prozesse im Autohaus Nix jetzt schneller, fehlerfreier und für alle Beteiligten transparenter ablaufen.

Erster sichtbarer Vorteil: Die Anzahl und Höhe der Papierstapel hat sich seit April 2018 auf Null reduziert. Denn die Papierbewerbungen werden nach dem Einscannen direkt geschreddert und liegen lediglich in digitaler Form vor. Etwas ungläubig schüttelt Cornelia Nix den Kopf, wenn sie sich erinnert, dass sie früher elektronische Bewerbungen ausdrucken ließ, obwohl unklar war, ob die Bewerber qualifiziert sind.

Die Personalerin ist für 300 Mitarbeiter verantwortlich und hat es pro Jahr etwa mit 2400 Bewerbungen zu tun. Experten schätzen, dass sich digitales Bewerbermanagement schon ab zehn Mitarbeitern lohnen kann - vor allem wenn die Software Schnittstellen zu Recruiting-Portalen anbietet. So dass Stellenausschreibungen schnell und einfach auf relevanten Stellenbörsen eingestellt werden können.

Der größte hessische Toyota-Händler mit insgesamt acht Niederlassungen setzt auf Coveto. Besonders gefällt dort das Preis-/Leistungsverhältnis, die Konfigurationsmöglichkeiten, um die Software an die bestehenden Arbeitsprozesse anzupassen und, dass das Programm explizit auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist.

Zweiter sichtbarer Vorteil der Digitalisierung: Alle Bewerber bekommen mit der Registrierung ihres Schreibens automatisch eine individualisierte Mail mit einer Bestätigung. Das geht schnell und effizient mit einem Mausklick. Denn den Mustertext für die Eingangsbestätigung und weitere standardisierbare Anschreiben hat die Personalabteilung bereits individuell auf das Autohaus zugeschnitten.

„Kandidaten erwarten eine schnelle Bestätigung“, weiß Coveto-Geschäftsführerin Pia Tischer. Sind mittelständische Autohäuser und Zulieferer in dieser Phase langsam, wirkt das negativ. Manche Bewerber springen sogar ab, weil sie von größeren Unternehmen diesen schnellen Service bereits gewohnt sind.

Dritter spürbarer Vorteil: Die Personaler haben schnell einen Überblick, ob die Qualifikationen der Bewerber zum Stellenprofil passen. „Wir sortieren diese Unterlagen inzwischen frühzeitiger aus, das spart enorme Manpower“, urteilt Cornelia Nix, die in vierter Generation im Familienunternehmen arbeitet.

Ihre Assistentin Anna Jordan bestätigt: „Wir können diese Bewerbungen durch die intelligente Software sogar in einem Stapelverfahren bearbeiten und müssen nicht jede Absage einzeln formulieren“.

Durch diese Entlastung funktioniert der gesamte Arbeitsprozess schneller. Wenn nicht besondere Führungspositionen zu besetzen sind, liegt der Arbeitsvertrag spätestens nach 30 Tagen unterschriftsreif vor dem besten Bewerber.

Im Autohaus Nix werden die neuen Mitarbeiter nach einem neunstufigen Einstellungsprozess ausgewählt, dazu gehören etwa ein Personalfragebogen, ein viertelstündiges Telefoninterview oder Meilensteine in der Probezeit. „Durch die Digitalisierung haben wir eine hohe Transparenz, an welcher Stelle einzelne Bewerber gerade stehen“, erzählt Anna Jordan. Die hohe Übersichtlichkeit helfe vor allem, wenn weitere Entscheider aus den Fachabteilungen beteiligt sind.

Zudem kann die Chefin den Prozess auch vom Urlaub aus über das Tablet verfolgen und ihre Notizen direkt ins Programm schreiben oder vom Homeoffice über ihren Laptop auf sämtliche Daten zugreifen, denn Coveto bietet sein Programm ausschließlich über eine gesicherte und stets synchronisierte Cloudlösung an. Ideal, wenn mehre Entscheider beteiligt sind.

Die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister klappt gut. „Wir haben das Gefühl, dass Entwickler und Service sich ständig überlegen, wie sie es uns Kunden leichter machen können“, sagt Cornelia Nix. Wenn Anna Jordan, die täglich mit dem Programm arbeitet, Probleme hat, bekommt sie von der Hotline schnelle und kompetente Antworten: „Meist lässt sich das direkt am Telefon lösen, sonst bekomme ich innerhalb von 24 Stunden eine Antwort.“

Zudem bietet Coveto beinahe monatlich 15- bis 30-minütige Webinare zu speziellen Themen an, etwa im Dezember über das Update zum Jahresende. „Das lässt sich gut in der Mittagspause erledigen“, freut sich die Assistentin über den zusätzlichen Input.

Umgekehrt helfen dem Dienstleister die Gespräche mit seinen Kunden. Haben die beiden Wächtersbachinnen neue Ideen, werden die mit ihren besprochen und überlegt, ob weitere Kunden davon profitieren könnten. „Meine 14 Mitarbeiter und ich lernen am meisten durch die Wünsche unserer Anwender und können die Software kundenorientiert weiter entwickeln“, sagt Pia Tisch.

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