München. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigt in der Industrie schon lange niemand mehr „händisch“. Software kommt darüber hinaus beispielsweise auch zum Einsatz bei der Zeitwirtschaft und für Organisationsaufgaben. Inzwischen bietet die IT auch immer mehr Möglichkeiten, Teile des Bewerbungsprozesses zu automatisieren und zu optimieren. Das lohnt sich offensichtlich nicht nur für Großunternehmen, wie das Beispiel von Mazda zeigt.
Mazda Deutschland mit Sitz in Leverkusen hat rund 150 Mitarbeiter und setzt seit eineinhalb Jahren ein E-Recruiting-Tool des Anbieters MHM ein, um pro Jahr etwa zehn feste und fünf Praktikantenstellen zu besetzen. Genutzt wird das System auch von Mazda Europa und vom Mazda-Forschungs- und Entwicklungszentrum in Oberursel.
Der Hauptgrund für die Einführung von MHM eRecruiting war, eine höhere Benutzerfreundlichkeit zu erreichen, wie Nadja Mayer erläutert – und zwar „benutzerfreundlich für die Kandidaten und für uns“, betont die Personalreferentin.
Neues System löst die E-Mail-Bewerbung ab
„Mit dem neuen System haben wir die E-Mail-Bewerbung abgelöst, die uns dazu zwang, unsere Bewerberdatenbank manuell zu pflegen“, erläutert Mayers Kollegin Annika Fischer, ebenfalls Personalreferentin. Im alten Prozess schickten die Bewerber E-Mails mit Anhängen, und sowohl die Mails als auch die Anhänge mussten dann manuell in der Bewerberdatenbank systematisch abgelegt werden.
Wenn Kandidaten nun auf der Mazda-Karrierewebsite auf eine für sie interessante Stellenanzeige treffen und auf „Jetzt bewerben“ klicken, gelangen sie zu einer Seite, auf der sie ihre Stammdaten eingeben müssen. Damit sind die Daten korrekt strukturiert sofort im Bewerbermanagementsystem vorhanden und müssen nicht mehr mühsam aus E-Mails extrahiert werden. Übertragungsfehler sind ausgeschlossen.
Auf der Mazda-Website war für diese neue Lösung nur wenig Aufwand erforderlich. Denn mit dem Klick auf „Jetzt bewerben“ landen die Kandidaten de facto auf einer MHM-Domain, was die Bewerber kaum merken dürften, da die Seite Mazda-typisch gestaltet ist und im Browser eine Mazda-Adresse angezeigt wird.
Sofware as a Service - Zugriff per Webbrowser
Mazda nutzt das Bewerbermanagementsystem als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS). Das bedeutet, Programm und Bewerberdatenbank befinden sich auf einem MHM-Server, sodass keine Installation bei Mazda nötig war. Nadja Mayer und Annika Fischer greifen per Webbrowser darauf zu
Hat der Bewerber seine Eckdaten eingegeben, kann er auf der nächsten Seite seine eigentliche Bewerbung hochladen. Hier, so betont Mayer, sei das System äußerst flexibel: Weder müsse der Bewerber eine festgelegte Anzahl an Dateien hochladen, noch gebe es eine Größenbegrenzung. „Wenn der Kandidat seine komplette Bewerbung einschließlich Lebenslauf und Zeugnissen in einer Datei zusammengefasst hat, akzeptiert das System das genauso, wie eine auf mehrere Dateien aufgeteilte Bewerbung“, erläutert Mayer.
Ist die Bewerbung erfasst, bekommt der Kandidat automatisch per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Denn mit dem neuen Prozess ist die Kommunikation per E-Mail nicht abgeschafft. Es wird nur sichergestellt, dass fortan die gesamte Kommunikation zwischen Bewerber und Mazda quasi in der elektronischen Akte des Kandidaten zusammengeführt wird. Der Bewerber wird von Mazda aus dem Bewerbermanagementsystem heraus weiterhin per E-Mail angeschrieben – und seine Antworten landen automatisch im System und in seiner „Akte“.
Bewerberakte ist stets auf dem aktuellen Stand
„So können wir jederzeit leicht erkennen, welche Mails zwischen uns und dem Bewerber hin und her gegangen sind – unabhängig davon, wer von uns mit dem Bewerber in Kontakt getreten ist“, betont Annika Fischer. Das sei letztlich auch ein Vorteil für den Kandidaten, weil es nicht mehr passieren kann, dass etwa nach einem Sachbearbeiterwechsel der Kandidat nach Information gefragt wird, die er schon geliefert hat.
Hat die Personalabteilung eine Vorauswahl getroffen, kann sie die infrage kommenden Kandidatinnen und Kandidaten sehr einfach der zuständigen Fachabteilung präsentieren. Die Fachverantwortlichen können dann innerhalb der E-Recruiting-Lösung die Unterlagen sichten, ohne dass E-Mails oder andere Nachrichten hin und her geschickt werden müssen.
Annika Fischer betont: „Ein weiterer Vorteil für uns, ist, dass wir jetzt HR-Kennzahlen auswerten können; wir haben beispielsweise die Möglichkeit, sehr einfach die Time to Hire nachzuvollziehen, also: Wie lange haben wir gebraucht, um eine Stelle zu besetzen?“
Anbindung von Jobbörsen steht noch aus
Bislang nutzt Mazda noch nicht alle Möglichkeiten, die MHM eRecruiting bietet: Eingebunden sind nur die Stellenanzeigen, die auf der unternehmenseigenen Website geschaltet werden. „Perspektivisch“ befasse man sich auch mit der Frage, ob man die Option „Multiposting“ nutzen sollte. Damit wären auch viele andere Jobbörsen an das System angebunden, sodass auch die Reaktionen auf dort geschaltete Stellenanzeigen direkt in das Bewerbermanagementsystem einliefen. Damit ließe sich dann unter anderem einfach auswerten, auf welchen Jobportalen die Anzeigen den größten Erfolg haben.
Auf eine Anbindung von MHM eRecruiting ans hauseigene SAP-System verzichtet Mazda bislang. Damit könnte im Falle einer Einstellung der komplette Bewerbungsvorgang ins Personalsystem übernommen werden. Angesichts der relativ geringen Zahl der Einstellungen lohne sich die Investition dafür allerdings noch nicht.
Die Einführung des Bewerbermanagementsystems brachte noch einen unerwarteten, positiven Effekt: „Die Qualität der Bewerbungen hat sich mit der Einführung des Systems deutlich erhöht“, berichte Nadja Mayer. „In manchen Fällen bekommen wir eher weniger Bewerbungen – aber dafür sind dann zwei, drei richtig gute Kandidaten darunter. Und am Ende des Tages ist es ja nicht wichtig 100 Bewerbungen zu generieren, die nicht passen, sondern die Richtige beziehungsweise den Richtigen zu finden.“
Persönliche Kontakte bleiben wichtig
Wie lässt sich der Effekt erklären? Mayer: „Ich habe dazu nur eine Vermutung: Per E-Mail ist es sehr einfach, Bewerbungen sehr breit zu streuen, ohne sie wirklich auf einen konkreten Job auszurichten. Wer bei uns auf „Jetzt bewerben“ klickt, peilt eine bestimmte Stelle an. Und wir nutzen im System auch die Möglichkeit, je nach Stelle spezifische Zusatzinformationen abzufragen. Das führt vielleicht dazu, dass Interessenten, die offensichtlich nicht zur Stelle passen, sich gar nicht erst bewerben.“
Trotz dieser Fokussierung auf bestimmte Stellen und die Automatisierung per Software: Auch für Initiativbewerbungen hat Mazda ein Online-Formular und nach wie vor freuen wir uns über jeden persönlichen Kontakt. Wir haben zum Beispiel, auf unserer Karriere-Website unter dem Reiter „Standorte“ alle HR-Ansprechpartner mit Foto und Kontaktdaten aufgeführt, um Kandidaten auch den direkten Kontakt zu ermöglichen“, betont Annika Fischer.
